پلاگین اکسل تولید مارک MARC – پلاگین مولد مارک MARC اکسل

این پلاگین اکسل تولید کننده مارک (MARC) می باشد. مارک یا فهرست نویسی ماشین خوان  (Machine-Readable Cataloging)، نظامی استاندارد برای برچسب گذاری عناصر کتاب شناختی به منظور ذخیره سازی الکترونیکی است. این سیستم امکان آماده سازی داده های فهرست برگه ها را به گونه ای فراهم می کند که برنامه های کامپیوتری بتوانند آن ها را خوانده و مطابق دستورالعمل های مشخص پردازش کنند.

پلاگین مولد MARC اکسل

این پلاگین به شما امکان می دهد تا رکوردهای MARC را از داده های موجود در صفحه گسترده اکسل تولید کنید. این کار با ایجاد پروفایل هایی انجام می شود که ستون های صفحه گسترده را به فیلدهای رکورد نگاشت می کنند و همچنین این داده ها را با استفاده از توابع اکسل دستکاری می کنند.

پس از نصب پلاگین، در تب های نوار ابزار اکسل، تب جدیدی به نام “MARC” با دکمه ای به نام “MARC Records” ظاهر می شود.

اکسل تولید مارک MARC

برای استفاده از این ابزار، ردیف هایی از صفحه گسترده که می خواهید به MARC تبدیل شوند را انتخاب کنید (هایلایت کنید)، سپس روی دکمه “MARC Records” کلیک کنید. (به جای انتخاب ردیف های خاص، می توانید با کلیک روی فلش کوچک سمت چپ “A” و بالای “1”، تمام داده های صفحه گسترده را انتخاب کنید).

پس از کلیک روی دکمه، پنجره محاوره ای مشابه زیر را مشاهده خواهید کرد.

اکسل تولید مارک MARC-maindialog

اگرچه این پنجره پیچیده به نظر می رسد، اما پس از راه اندازی صحیح تمام موارد، در واقع تنها کاری که باید انجام دهید کلیک روی دکمه “Convert!” است. با این کار از شما خواسته می شود یک نام و محل برای ذخیره فایل مشخص کنید. پس از انجام این کار، رکوردهای MARC تولید می شوند و پنجره ای ظاهر می شود که تعداد رکوردهای موجود در فایل را نشان می دهد.

با این حال، قبل از تولید رکوردهای MARC، باید یک پروفایل ایجاد شود که ستون های اکسل را به فیلدهای MARC نگاشت کند. دستورالعمل های بیشتر در مورد چگونگی انجام این کار در ادامه ارائه شده است. در مثال تصویر بالا، یک پروفایل به نام “Lexis” از قبل ایجاد شده و روی این داده اعمال شده است. پس از ایجاد پروفایل، هر بار که ابزار را اجرا می کنید نیازی به ایجاد مجدد آن ندارید. این می تواند برای صفحات گسترده ارائه شده توسط فروشندگان که قالب ثابتی دارند مفید باشد.

پنجره اصلی

نمایش داده های اکسل

نیمه بالایی پنجره، داده های صفحه گسترده انتخاب شده را نشان می دهد. سرستون ها نشان می دهند که کدام ستون ها با کدام فیلدهای MARC مطابقت دارند. توجه داشته باشید که لازم نیست همه ستون ها در رکورد MARC گنجانده شوند و برخی ستون ها ممکن است در بیش از یک جا قرار گیرند (به عنوان مثال، تاریخ انتشار ممکن است هم در فیلد 008 و هم در فیلد 264c ظاهر شود).

همچنین توجه داشته باشید که در این پنجره به جای حروف از شماره ستون استفاده می شود. اگرچه این با قرارداد اکسل متفاوت است، اما می تواند ویرایش و درک پروفایل ها را آسان تر کند.

به طور پیش فرض، رکوردهای MARC برای تمام ردیف های نمایش داده شده تولید خواهند شد. با این حال، می توانید انتخاب کنید که رکوردها فقط برای ردیف های انتخاب شده تولید شوند.

این کار را می توانید با کلیک روی یک ردیف فردی، انتخاب یک محدوده از ردیف ها (با نگه داشتن کلید SHIFT و انتخاب اولین و آخرین ردیف از محدوده) یا انتخاب ردیف های غیرمتوالی (با نگه داشتن کلید CTRL و کلیک روی هر ردیفی که می خواهید شامل شود) انجام دهید.

اگر شروع به انتخاب ردیف های خاصی کردید و بعداً تصمیم گرفتید که همه ردیف ها را شامل شوید، کافی است روی دکمه “Select All Rows” کلیک کنید. اگر می خواهید ردیف اول را به دلیل داشتن سرستون ها حذف کنید، کادر “First Row Contains Column Headers” را علامت بزنید.

اگر با انتخاب تنها یک ردیف روی دکمه “Convert!” کلیک کنید، از شما پرسیده می شود که آیا می خواهید قبل از ادامه، همه ردیف ها را انتخاب کنید.

اکسل تولید مارک MARC-3

پیش نمایش MARC / ویرایشگر پروفایل

قسمت پایین سمت چپ پنجره، پنلی است که پیش نمایشی از رکورد MARC که قرار است تولید شود را نشان می دهد. به طور پیش فرض اولین رکورد نشان داده می شود. اگر یک ردیف خاص را در نیمه بالایی پنجره انتخاب کنید، پیش نمایش MARC برای آن ردیف نشان داده می شود. این پنل همچنین دارای تب هایی به نام “Profile Editor” و “Profile Key” است که بعداً در این سند توضیح داده خواهند شد.

انتخابگر پروفایل

قسمت میانی سمت راست پنجره دارای یک منوی کشویی است که به شما امکان می دهد پروفایل های مختلف را انتخاب کنید. همچنین می توانید پروفایل ها را ایجاد و حذف کنید و پروفایل ها را به یک فایل خارجی وارد یا از آن صادر کنید.

ویرایشگر فیلد

قسمت پایین سمت راست پنجره که “Entry” نام دارد، برای افزودن یا ویرایش فیلدهای خاص در یک پروفایل استفاده می شود.

قالب پروفایل

اگر روی تب “Profile Editor” در پنل پایین سمت چپ کلیک کنید، نمایش تغییر کرده تا نحوه نگاشت ستون های اکسل به فیلدهای MARC را نشان می دهد.

اکسل تولید مارک MARC-profileeditor

می توانید روی تب “Profile Key” کلیک کنید تا توضیحات مفصلی در مورد بسیاری از این نمادها مشاهده کنید. با این حال، برخی نکات کلیدی در زیر آمده است:

ستون “Field” فیلد MARC مورد نظر را نشان می دهد. در پروفایل ها، فیلد leader با عنوان “000” شناخته می شود.

ستون “Seq” معمولاً فقط “1” را نشان می دهد. با این حال، اگر بیش از یک فیلد با تگ مشخصی وجود داشته باشد، به هر کدام یک شماره ترتیب منحصربه فرد اختصاص داده می شود تا به راحتی قابل شناسایی باشند. در این مثال، دو فیلد 880 با شماره های ترتیب 1 و 2 وجود دارند.

Ind1 و Ind2 به دو نشانگر (indicator) اشاره دارند. یک نشانگر خالی به سادگی به صورت خالی نشان داده می شود، نه به صورت اسلش.

دکمه های فلش در سمت راست پروفایل برای تغییر ترتیب ردیف ها استفاده می شوند. به سادگی ردیفی را که می خواهید جابه جا کنید انتخاب کرده و سپس برای جابه جایی آن روی فلش های بالا یا پایین کلیک کنید.

ستون “Value” محتوای واقعی فیلد را نشان می دهد. کاراکتر نوار عمودی “|” به عنوان جداکننده زیرفیلد (subfield delimiter) استفاده می شود. یک علامت دلار به دنبال یک عدد به آن شماره ستون درون صفحه گسترده اشاره می کند. عدد ممکن است به دنبال یک عبارت داخل کروشه باشد که نشان می دهد بخش معینی از ستون باید استخراج شود.

در این مثال، عبارت $12[1,4]` به معنای “کاراکترهای 1 تا 4 از ستون 12” است. (در واقع، ستون 12 تاریخ انتشار است و 4 کاراکتر اول سال هستند).

جزئیات بیشتر در مورد این قالب در “Profile Key” ارائه شده است.

اکسل تولید مارک MARC-2

هر تابع اکسل را می توان با قرار دادن آن در داخل آکولاد و با علامت مساوی قبل از نام تابع، در پروفایل گنجاند. برای مثال، عبارت زیر را در نظر بگیرید که در فیلد 300a برای نشان دادن تعداد صفحات استفاده شده است:

`{=IF(“$11″=””,””,”|a$11 p.”}`

این از تابع IF اکسل استفاده می کند که شامل یک شرط، چیزی برای خروجی در صورت درست بودن شرط و چیز دیگری برای خروجی در صورت نادرست بودن شرط است. بنابراین، در این حالت، عبارت می گوید: “اگر ستون 11 خالی باشد، چیزی خروجی نده؛ در غیر این صورت، “|a” را به دنبال ستون 11 و سپس ” p.” خروجی بده.” این اطمینان حاصل می کند که جداکننده زیرفیلد و ” p.” تنها در صورتی خروجی داده می شوند که ستون 11 واقعاً حاوی چیزی باشد.

اگر مقدار یک فیلد خالی باشد، آن فیلد در خروجی گنجانده نخواهد شد. این مورد حتی اگر فیلد فقط حاوی تابعی باشد که به یک رشته خالی ارزیابی می شود نیز صادق است.

ویرایش پروفایل ها

اگر روی یک فیلد خاص درون ویرایشگر پروفایل کلیک کنید، بخش “Entry” در پنجره پایین سمت راست با مقادیر آن ردیف پر می شود.

اکسل تولید مارک MARC-entry

اگر نشانگرها یا مقدار را تغییر دهید و روی “Add/Update Entry” کلیک کنید، فیلد به روزرسانی خواهد شد. “Delete Entry” فیلد را به طور کامل حذف می کند.

هر فیلد توسط نام فیلد و شماره ترتیب آن شناسایی می شود. اگر هر یک از این دو را تغییر دهید، پلاگین فرض می کند که به یک فیلد متفاوت اشاره می کنید. برای مثال، اگر شماره Seq را به “2” تغییر دهید و روی “Add/Update Entry” کلیک کنید، یک فیلد 300 دوم ایجاد می شود به جای اینکه فیلد موجود جایگزین شود.

این روشی است که می توانید فیلدهای جدید را به پروفایل اضافه کنید؛ به سادگی یک نام فیلد جدید (یا یک نام فیلد موجود با شماره Seq استفاده نشده) را تایپ کنید، نشانگرها و مقدار را متناسب تنظیم کنید و روی “Add/Update Entry” کلیک کنید. اگر فیلد Seq را خالی بگذارید، پلاگین به طور خودکار یک شماره Seq استفاده نشده را انتخاب کرده و یک فیلد جدید در پروفایل ایجاد می کند.

افزودن، وارد کردن و صادر کردن پروفایل ها

برای ایجاد یک پروفایل جدید، یک نام در “New Profile Name” تایپ کنید و روی “Add Profile” کلیک کنید. یک پروفایل تقریباً خالی ظاهر می شود که دارای برخی مقادیر پیش فرض در فیلدهای leader (000) و 008 است. سپس می توانید فیلدهای بیشتری را با استفاده از فرآیند توضیح داده شده در بالا به پروفایل اضافه کنید.

توجه داشته باشید که بخش “Date 1” از فیلد 008 روی مقدار پیش فرض “DATE” تنظیم شده است. این البته MARC معتبری نیست، اما فرض بر این است که این بخش از 008 در نهایت از صفحه گسترده به چیزی تنظیم خواهد شد. بنابراین، حتماً فیلد 008 را ویرایش کنید و آن را روی چیزی معتبر، چه چیزی از صفحه گسترده یا یک مقدار پیش فرض مانند “uuuu” تنظیم کنید. همچنین توجه داشته باشید که کد زبان در فیلد 008 به طور پیش فرض روی “chi” تنظیم شده است.

توصیه می شود به طور منظم از پروفایل های خود پشتیبان تهیه کنید. این کار را می توان با استفاده از دکمه “Export Profile(s)” انجام داد. پس از کلیک روی آن، یک پنجره محاوره ای از شما می پرسد که کدام پروفایل ها را می خواهید صادر کنید (می توانید بیش از یکی را انتخاب کنید). سپس از شما خواسته می شود یک نام و محل برای ذخیره آن مشخص کنید.

از فایل صادراتی می توان برای به اشتراک گذاری پروفایل ها با کاربر دیگر یا بازیابی پروفایل ها استفاده کرد. (اگر پلاگین را مجدداً نصب کنید، تمام پروفایل های سفارشی باید بازیابی شوند). به سادگی روی “Import Profile(s)” کلیک کنید، فایل صادراتی که ایجاد کرده اید را انتخاب کنید، سپس انتخاب کنید که کدام پروفایل ها را می خواهید وارد کنید.

اکسل تولید مارک MARC-1

مارک (MARC) چیست؟

 تاریخچه مارک

در اواخر دهه ی ۱۹۵۰، کتابخانه کنگره آمریکا مطالعاتی را برای به کارگیری روش های خودکار در امور داخلی خود آغاز کرد. با حمایت مالی «شورای منابع کتابخانه ای»  (CLR)، این بررسی به مرحله ی عملیاتی رسید. این مطالعات که با استقبال گسترده ای روبرو شده بود، در سال ۱۹۶۶ به صورت یک طرح رسمی با نام «مارک» ارائه شد و ۱۶ کتابخانه در آن مشارکت کردند. تا پایان سال ۱۹۶۶، رکوردهای کتاب شناختی مارک به صورت هفتگی بر روی نوارهای مغناطیسی برای کتابخانه های عضو ارسال می شد.

در انگلستان، ادارهٔ علمی و اطلاعاتی این کشور در سال ۱۹۶۷ مطالعه ای را برای تهیهٔ طرح امکان سنجی رکوردهای کتاب شناختی ماشین خوان آغاز کرد. در سال ۱۹۷۰، به دلیل پیچیدگی طراحی فرمت مارک و همکاری نزدیک کتابخانه کنگره آمریکا و کتابخانه ملی بریتانیا، مارک آمریکا و مارک انگلستان ادغام شدند. مارک در ابتدا به عنوان یک فرمت فهرست نویسی ماشین خوان شناخته می شد، اما از سال ۱۹۷۰ به بعد به عنوان قالبی برای تبادل داده های کتاب شناختی مورد استفاده قرار گرفت و پیشرفت های چشمگیری کرد.

اکسل تولید مارک MARC-mark

 اهداف کلی

طراحی استانداردهایی برای استفاده بهینه از رایانه در جهت تبادل اطلاعات کتاب شناختی بین کتابخانه ها؛

طراحی روش هایی برای انجام فهرست نویسی منابع با سرعت و کارایی بیشتر؛

فراهم آوری امکان دسترسی کاربران به منابع اطلاعاتی در هر مکان و هر شکل.

 امکانات مارک

امکان چاپ هر رکورد تحت یک یا چند سرعنوان درخواستی (سرشناسه ها و شناسه های افزوده) و مرتب سازی مدخل ها به هر شکل دلخواه (فهرست پدیدآور، فهرست رده ای و غیره)؛

روزآمدسازی خودکار فهرست ها با افزودن داده های جدید به فایل مرکزی؛

استخراج اطلاعات مورد نیاز از رکوردهای موجود بر اساس تقاضا؛

آماده سازی شکل نهایی فهرست برای رسانه های مورد نیاز؛

فراهم سازی فرمت تبادلی برای رکوردهای فهرست شده بین کتابخانه ها.

 علل پیدایش مارک های ملی

تفاوت در نقش کتاب شناسی ملی و کتابخانه ملی در کشورهای مختلف؛

عدم وجود استانداردهای فهرست نویسی بین المللی یکپارچه؛

نبود نظام کنترل موضوعی بین المللی؛

مشکلات زبانی، تفاوت در مجموعه حروف و کدها، و استفاده از الفباهای غیرلاتین.

 برخی از انواع مارک های ملی

| کشور | نام مارک ملی |

||-|

| آمریکا | US MARC (MARC21) |

| انگلستان | UK MARC |

| کانادا | INTERMARC |

| ژاپن | JAPAN MARC |

| فرانسه | IBER MARC |

| کره | KOR MARC |

| اسپانیا | AUS MARC |

| چین | CHINESE MARC |

| استرالیا | AUS MARC |

| تایلند | THAI MARC |

| ایتالیا | ITALMARC |

| سنگاپور | SING MARC |

| ایران | IRAN MARC |

| آفریقای جنوبی | SA MARC |

| جهانی | UNIMARC |

 اساس طراحی مارک های مختلف

سه فرمت اصلی در طراحی مارک های ملی تأثیرگذار بوده اند:

US MARC (MARC21)

UK MARC

UNIMARC

 گرایش های تولید مارک های ملی

گرایش اول: طراحی فرمت های ملی بر اساس یکی از دو فرمت یونی مارک یا مارک آمریکا. مارک انگلستان به دلایلی کمتر مورد استفاده قرار می گیرد.

گرایش دوم: افزایش تلاش برای یکسان سازی فرمت ها جهت تسهیل تبادل داده های کتاب شناختی. به عنوان مثال، دیدار نمایندگان کتابخانه کنگره آمریکا و کتابخانه بریتانیا در سال ۱۹۹۴ با هدف هماهنگ سازی و ساده سازی دو فرمت مارک آمریکا و مارک انگلستان انجام شد.

 مارک آمریکا (USMARC)

این فرمت که به MARC21 نیز معروف است، بر اساس استانداردهای مؤسسه ملی استاندارد آمریکا (ANSI)، قوانین فهرست نویسی انگلو-آمریکن و قواعد بین المللی توصیف کتاب شناختی (ISBD) طراحی شده است.

 مارک جهانی (UNIMARC)

این فرمت در سال ۱۹۷۷ زیر نظر «ایفلا» (IFLA) ایجاد شد. هدف اولیهٔ آن تسهیل تبادل بین المللی داده های کتاب شناختی ماشین خوان بود.

 ویژگی های UNIMARC

به عنوان قالبی برای تبادل اطلاعات بین سیستم های مختلف طراحی شده و در طراحی آن متخصصان ۱۶ کشور مشارکت داشتند؛

قالبی یکپارچه برای همهٔ مواد کتابخانه ای بدون در نظر گرفتن شکل و نوع آن ها ارائه می دهد؛

از استاندارد ISBD استفاده می کند و از ثبات بالایی برخوردار است؛

امکان تغییر و تطبیق آن برای استفاده در کتابخانه ها یا کشورهای مختلف وجود دارد؛

از جدیدترین روش ها برای نمایش روابط کتاب شناختی بین آثار مختلف استفاده می کند.

 مارک ایران

مارک ایران استانداردی برای ذخیره و انتقال اطلاعات کتاب شناختی در حوزهٔ کتابداری و اطلاع رسانی مدرن است که امکان تبادل اطلاعات و منابع را در سطح ملی و بین المللی فراهم می کند. هدف اصلی آن تسهیل تبادل داده های کتاب شناختی ماشین خوان بین سازمان ها است. مارک ایران همچنین می تواند به عنوان الگویی برای طراحی فرمت های داخلی جهت ذخیره و بازیابی اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.

 تاریخچه

کتابخانه ملی ایران فهرست نویسی رایانه ای خود را از سال ۱۳۷۳ آغاز کرد و برای هماهنگ سازی اطلاعات کتاب شناختی با استانداردهای بین المللی، تحقیقاتی را انجام داد. طرح مارک ایران در سال ۱۳۷۶ به شورای پژوهشی کشور پیشنهاد و تصویب شد. اولین جلسهٔ کمیته ملی مارک ایران در سال ۱۳۷۷ تشکیل شد و پس از مقایسهٔ USMARC و UNIMARC، فرمت UNIMARC به عنوان معیار تدوین مارک ایران انتخاب شد. این فرمت با استفاده از استاندارد بین المللی ISO 2709 نوشته شد.

 مزایای مارک ایران

یکسان سازی فهرست نویسی در کتابخانه های ایران و تسهیل تولید فهرستگان ملی؛

تسریع روند خودکارسازی کتابخانه ها و کاهش اتلاف وقت و هزینه های ناشی از فهرست نویسی تکراری؛

کمک به توسعهٔ شبکهٔ کتاب شناختی رایانه ای ملی؛

امکان انتقال پیوستهٔ داده های فهرست نویسی پیش از انتشار توسط ناشران به کتابخانه ملی؛

بهبود پوشش کتاب شناسی ملی ایران با استفاده سازمان های دولتی از مارک ایران؛

تسهیل تبادل اطلاعات کتاب شناختی با مجموعه های بزرگ فارسی زبان در سراسر جهان؛

الگویی برای کشورهای عربی جهت طراحی مارک ملی به دلیل مشابهت های زبانی و فرهنگی.

 انواع فرمت مارک از نظر کاربرد و هدف

فرمت کتاب شناختی (Bibliographic Format): برای پوشش انواع مواد شامل کتاب، مواد آرشیوی و خطی، بایگانی های رایانه ای، نقشه، موسیقی، مواد بصری و ادواری ها طراحی شده است.

فرمت مستندات (Authorities Format): برای داده های کمکی جهت ایجاد و نگهداری پیشینه های مستند (مانند سرعنوان های اسمی، موضوعی و غیره) استفاده می شود.

فرمت موجودی (Holdings Format): برای عناصر موجودی کتابخانه های مختلف طراحی شده است.

فرمت رده بندی (Classification Format): برای شناسایی عناصر داده ای در پیشینه های رده بندی به کار می رود.

 انواع فرمت مارک از نظر دامنه کاربرد

فرمت های پردازش (Processing Formats): برای پردازش اطلاعات در یک سیستم مشخص استفاده می شوند.

فرمت های تبادل (Exchange Formats): برای تبادل اطلاعات کتاب شناختی بین فرمت های پردازش مختلف به کار می روند.

 تعاریف مقدماتی در ذخیره اطلاعات

کاراکتر (Character): کوچکترین واحد اطلاعاتی، معادل یک حرف، رقم یا نشانه (مانند x، ?، &). هر کاراکتر معادل یک بایت (Byte) است.

فیلد (Field): حوزه ای برای ضبط اطلاعات مربوط به یک ویژگی خاص. مجموعهٔ فیلدها یک رکورد را تشکیل می دهند.

رکورد (Record): ساختار داده ای متشکل از مجموعه ای از فیلدها با نام ها و انواع داده ای مجزا.

فایل اطلاعاتی (Data File): مجموعه ای از رکوردهای مرتبط (مانند رکوردهای کتاب های فارسی).

بانک اطلاعاتی (Database): مجموعه ای از فایل های اطلاعاتی مرتبط (مانند فایل های کتاب ها، مقاله ها و پایان نامه ها).

 فیلدها

فیلد (Fields): زنجیره ای از کاراکترها که توسط یک شماره (از ۰۰۱ تا ۹۹۹) شناسایی می شوند. این شماره «تگ» (Tag) نامیده می شود.

فیلدهای فرعی (Subfields): واحدهای مشخص اطلاعاتی درون یک فیلد. هر فیلد می تواند شامل یک یا چند فیلد فرعی باشد.

پلاگین اکسل, تولید MARC, رکوردهای کتابخانه ای, تبدیل اکسل به MARC, پروفایل نگاشت, فیلدهای MARC, نشانگرها, جداکننده زیرفیلد, ویرایشگر پروفایل, پیش نمایش MARC, انتخاب ردیف, وارد کردن پروفایل, صادر کردن پروفایل, توابع اکسل, ویرایش فیلد, فیلد رهبر, فیلد 008, کتابداران, فهرست نویسان, داده های کتابخانه ای, نرم افزار کتابخانه, اتوماسیون فهرست نویسی, قالب MARC, صفحه گسترده, اکسل, مبدل داده